Popularne przysłowie mówi: czas to pieniądz. Z trafności tego powiedzenia doskonale zdają sobie sprawę wiecznie zabiegani pracownicy działu HR. Gdy lista spraw do załatwienia wciąż wydłuża się o kolejne pozycje, a na nowe zadania i następne spotkania zaczyna brakować miejsca w kalendarzu, liczy się każda produktywnie wykorzystana minuta. Co zrobić, by raz na zawsze zapanować nad rozpoczętymi i zaplanowanymi projektami? Jak odzyskać cenny czas?
Przedstawiamy zestawienie 5 skutecznych narzędzi zarządzania czasem, które wspierają produktywność i ułatwiają codzienną pracę menedżerom oraz specjalistom zajmującym się obszarem HR w organizacjach.
Clockify Time Tracker
Clockify to rozszerzenie do zainstalowania w przeglądarce. Główną funkcją tego rozwiązania jest mierzenie i ewidencjonowanie czasu. Clockify pozwala prześledzić dokładną liczbę minut i godzin, które użytkownik spędził nad danym zadaniem, na konkretnej stronie lub w aplikacji. Na podstawie analizy tych danych można w prosty sposób optymalizować swój czas pracy: zidentyfikować obszary, które pochłaniają go zbyt dużo i wprowadzić odpowiednie korekty w planie dnia. Clockify integruje się z ponad 50 aplikacjami webowymi. Jedną z najciekawszych funkcji aplikacji jest wykrywanie bezczynności użytkownika.
To proste, intuicyjne rozwiązanie, które dobrze sprawdza się zarówno w indywidualnych projektach, jak i w ewidencjonowaniu pracy całego zespołu. Aplikacja jest darmowa.
Asana
Asana to darmowe narzędzie do zarządzania projektami i zadaniami – a w efekcie również czasem. W ramach aplikacji użytkownik może nie tylko zaplanować, jak będzie wyglądał jego dzień. Zyskuje także możliwość sprawnego organizowania i nadzorowania postępów pracy członków zespołu. Zarządzanie czasem i pracą w Asanie odbywa się w ramach projektów. Te z kolei można dzielić na taski i subtaski. Do każdego zadania użytkownik może przypisać osobę odpowiedzialną za wykonanie go oraz ustalić termin realizacji. Co ważne, aplikację można zintegrować z wieloma narzędziami, dzięki którym organizacja czasu pracy przebiega sprawniej i staje się jeszcze bardziej efektywna. Jedne z najciekawszych aplikacji, które warto zintegrować z Asaną to: Timely – narzędzie do automatycznego mierzenia czasu spędzonego na realizacji zadań czy Momentum – minimalistyczny pulpit z zadaniami z Asany, który wyświetli się za każdym razem, gdy użytkownik otworzy nową kartę w przeglądarce.
Reclaim.ai
Reclaim to rozwiązanie zaprojektowane z myślą o wszystkich profesjonalistach, którzy po kolejnym maratonie spotkań marzą tylko o tym, by na straży ich napiętego kalendarza wreszcie stanął osobisty asystent. Reclaim.ai pełni funkcję właśnie takiego – choć jedynie wirtualnego – asystenta. Główną funkcją programu jest inteligentne blokowanie czasu w kalendarzu użytkownika m.in. na podstawie projektów i zadań, które znajdują się na jego liście „do zrobienia”. Aby ten proces za każdym razem przebiegał automatycznie, wystarczy zintegrować Reclaim z aplikacją do zarządzania zadaniami. Program chroni wolny czas przed niespodziewanymi „wrzutkami” ze strony współpracowników. Warto dodać, że Reclaim umożliwia także łatwą synchronizację wszystkich kalendarzy użytkownika. Dzięki temu każde zaplanowane wydarzenie i projekt znajduje się pod stałą kontrolą.
Jira
Jira jest zaawansowanym, rozbudowanym oprogramowaniem do zarządzania procesami i zadaniami. I choć głównym celem tego rozwiązania jest pomoc zespołom programistów w utrzymaniu płynnej współpracy, Jira efektywnie wspiera również inne działy i teamy w organizacji. Jednym z zespołów, który najbardziej może skorzystać z tego rozwiązania jest HR. Z myślą o wyzwaniach pracowników tego działu twórcy Jira opracowali zintegrowane z głównym oprogramowaniem rozwiązanie o nazwie HRSM – Human Resources Service Management. To samoobsługowy portal, który automatyzuje wiele codziennych zadań działu HR. Ułatwia m.in. onboarding i offboarding czy obsługę zapytań spływających z całej organizacji. Przykładowo, w sytuacji, gdy do firmy zostaje przyjęty nowy pracownik, zespół HR może za pomocą portalu Jira HRSM sprawnie zlecić zespołowi IT przyznanie dostępów do firmowych systemów czy zebrać oraz przekazać informacje potrzebne do sprawnego wdrożenia – bez czasochłonnego mailowania czy krążenia między działami.
Notion
Notion to aplikacja, którą można nazwać cyfrowym notatnikiem-terminarzem z nieskończoną liczbą stron, szablonów i opcji personalizacji. I to właśnie personalizacja jest najważniejszą i najbardziej cenioną przez użytkowników jego cechą. Osoba, która korzysta z tego narzędzia, może zbudować swój „obszar roboczy” w całkowicie dowolny sposób. Ogranicza ją właściwie tylko wyobraźnia. Punktem wyjścia każdej bazy informacji, którą użytkownik tworzy w Notion, jest pusta strona, przypominająca do złudzenia tę, którą znamy z tradycyjnych notatników. Zbiór notatek można ubrać w jeden (lub kilka) z czterech dostępnych widoków: zwykłej tabeli, tablicy kanban, listy lub kalendarza. Korzystanie z cyfrowego notatnika Notion ułatwia przede wszystkim codzienne planowanie zadań, monitorowanie postępów w projektach czy panowanie nad kalendarzem.
Podsumowanie
Na rynku dostępnych jest wiele narzędzi do monitorowania zadań i śledzenia czasu, dzięki którym łatwiej zarządzać swoją pracą. Nie musisz ograniczać się do tylko jednego z nich. Jak pokazują przykłady wyżej wymienionych aplikacji, część rozwiązań posiada rozbudowane systemy integracji. Umiejętnie dobierając oprogramowanie do własnych potrzeb i łącząc ze sobą kilka aplikacji, zwiększasz swoje szanse na osiągnięcie mistrzowskiego poziomu w zarządzaniu czasem – i sobą w czasie.
Jeśli jednym z zadań, które chcesz wpisać na listę priorytetów swojego zespołu jest systematyczna nauka języka angielskiego, mamy rozwiązanie, które ułatwi Ci jego realizację. To kurs angielskiego Tutlo zaprojektowany z myślą o firmach i ich pracownikach.
