Rzeczywistość biznesowa ostatnich lat w dosadny sposób zweryfikowała trzymanie się sprawdzonych schematów. Nie inaczej było z systemem pracy. Choć nie brakuje firm, które nadal preferują „tradycyjne” podejście do pracy, to te które stawiają na rozwój, szybko zrozumiały konieczność dokonania zmian i stworzenia organizacji stawiającej na zwinność i elastyczność.
Jak inaczej poradzić sobie, gdy wszystko wokół trudno przewidzieć, zmiany zachodzą coraz szybciej, a ciągłe wstrząsy i tak burzą plany? Bez tych zmian dalszy rozwój, cyfryzacja, automatyzacja, zdobywanie wiedzy, budowanie zaangażowania i motywowanie pracowników staje się coraz trudniejsze, żeby nie napisać niemożliwe.
Jednym z kluczowych elementów agile’owego systemu pracy jest odejście od sztywnej struktury z wyznaczonymi stanowiskami i dokładnie opisanymi funkcjami na rzecz pracy projektowej, do której przydzielani są pracownicy na podstawie kompetencji, a nie pełnionych funkcji. Kluczem jest tu współpraca pomiędzy pracownikami lub zespołami, mniej ważne są procesy i narzędzia. Choć cel jest tak samo istotny, dążenie do niego nie polega na sztywnym trzymaniu się planu. W zwinnym podejściu najważniejsze są: otwarty umysł, testowanie, weryfikowanie na bieżąco i szybkie modyfikowanie tego, co nie działa lub należy zmienić.
Samo mówienie o byciu zwinną firmą nie wystarczy, by taką się stać. Konieczna jest zmiana myślenia i podejścia do prowadzenia biznesu, która musi się dokonać na poziomie zarządu, aby „rozlać się” po całej organizacji. Co może w tym obszarze zrobić dział HR? I jak być zwinnym i elastycznym, dając przykład pozostałym?
1. Nie myśl o stanowiskach tylko o zadaniach
Masz w firmie do obsadzenia konkretne funkcje? Szukasz stale ludzi, określając stanowiska? Spróbuj inaczej. Zamiast myśleć o etatach, zastanów się, jakie są zadania obecne i przyszłe do wykonania (niezależnie od stanowisk) oraz jakich umiejętności firma potrzebuje, aby je zrealizować. Poszukaj wśród obecnych pracowników tych kompetencji – nawet jeśli obecnie zajmują się czymś zupełnie innym. Jeśli nie znajdziesz, szukaj ich na rynku, nie trzymając się jednak sztywno określonych stanowisk. Pamiętaj, wielu rzeczy można się nauczyć, trzeba mieć jednak do tego potencjał.
2. Korzystaj z technologii
Ludzie boją się automatyzacji, gdyż mają poczucie, że maszyny prędzej czy później odbiorą im stanowiska. Relacja ta jednak jest bardziej złożona i wcale nie tak demoniczna. Niezależnie jednak od tego konieczna jest zmiana myślenia o pracy. Roboty mogą zastąpić człowieka w wykonywaniu czynności powszechnie uznawanych za nudne, żmudne i powtarzalne. Mogą przyspieszać pewne procesy i ułatwiać codzienną pracę ludziom. Dlaczego więc z tego nie korzystać? Dostępne rozwiązania technologiczne, systemy, platformy – nie tylko optymalizują czas pracy (dzięki czemu można zająć się ciekawszymi i bardziej kreatywnymi zadaniami), ale również są przyjazne dla ich użytkowników.
3. Uwzględnij oczekiwania pracowników dotyczące form i metod pracy
Będąc w dziale HR, odpowiadasz za procesy rekrutacyjne w firmie. Doskonale wiesz, że dziś nie tak łatwo zatrudnić i utrzymać utalentowanego pracownika. Trzymając się „starych” metod, zmniejszasz szansę pozyskania jego. Dlatego i tu wprowadź elastyczne podejście dotyczące m.in. czasu pracy, miejsca, współpracy i struktury firmy. Szczególnie młodzi ludzie, nastawieni na rozwój, nie lubią sztywnych, narzuconych ram „od-do”, wolą pracę kreatywną, projektową, niekoniecznie przypisaną stricte do ich stanowiska. Nie widzą też konieczności codziennego przebywania w biurze i „tracenia czasu”, który mogliby przeznaczyć na życie prywatne i realizację pozazawodowych celów. Pamiętaj o tym, nie tylko zatrudniając pracownika, ale również później, gdy np. będzie chciał rozwijać w ramach organizacji inne swoje umiejętności.
4. Pozwól, aby talenty pracowników samoistnie dopasowywały się do powierzanych zadań
W tradycyjnym rozumieniu określone zadania w firmie powinny być realizowane przez ludzi na odpowiednich stanowiskach. Tym samym jednak traci się szansę na odkrycie ukrytych talentów, zmniejsza się zaangażowanie u tych, którzy chcieliby wyjść poza przypisaną swojemu stanowisku rolę, tępi się kreatywność, chęć rozwoju i sprawdzenia własnych możliwości. Dlatego jeśli ktoś zgłasza chęć uczestniczenia w danym projekcie, nie hamuj takich inicjatyw. Wręcz przeciwnie – zaangażuj taką osobę, powierz jej zadania i dawaj innym za przykład. Możliwe, że i ona sama, i firma odkryje w niej talent, który wcześniej nie był wykorzystywany.
5. Zachęcaj do rozwoju w obszarach, które są mocną stroną pracownika
Nie oznacza to jednak, że widząc braki kompetencyjne u pracownika lub chcąc zachęcić go do pogłębienia wiedzy w danym obszarze, masz mu nie oferować szkoleń. Ważne jednak jest, aby dawać ludziom szansę wyboru, a nie narzucać ścieżki rozwoju. Jeśli ktoś nie czuje się dobrze w danej materii, firma straci pieniądze, a „zainteresowany” i tak nie skorzysta. Staraj się do kwestii rozwoju pracowników podchodzić indywidualnie, uwzględniając ich potrzeby i oczekiwania. Widzisz problemy z porozumieniem w zespole – zapewnij szkolenie z komunikacji. Jeden z pracowników zgłasza potrzebę podszlifowania języka angielskiego, zaproponuj mu spotkania z native speakerem. Pamiętaj, ważna jest szybka reakcja i elastyczność.
W Tutlo działamy zwinnie. Dostosowujemy formy nauki do potrzeb użytkowników – ich dostępności i wolnego czasu. Kierując się nowoczesnymi metodami nauczania, działamy w sprintach: 20 minut to optymalny czas, aby przyswoić pigułkę wiedzy językowej.