Wysyłanie maili to najczęstsza sytuacja, w której angielski okazuje się być na wagę złota. Jeśli dopiero zaczynamy przygodę z językiem, to napisanie maila jest po prostu prostsze niż rozmowa z drugą osobą na żywo, kiedy nie mamy czasu na zbudowanie składnej, poprawnej gramatycznie odpowiedzi.
Zwykle wszystko jest w porządku, dopóki nie nadejdzie ten dzień.
Dostaniesz maila po angielsku w pracy i, co gorsza, musisz na niego jakoś odpowiedzieć! Wyobraź sobie, że ktoś prosi Cię o przeliterowanie adresu mailowego, żeby wysłać Ci fakturę, a Ty nie możesz pokazać swojego maila na wizytówce czy w telefonie. Przypomnij sobie sytuacje, kiedy musiałaś napisać wiadomość do współpracownika, który na pewno nie mówi po polsku.
Nie martw się! Tutlo zawsze przyjdzie ci z pomocą
Jak podać swój adres mailowy po angielsku?
To naprawdę proste. Zapamiętaj tylko “at” i “dot”.
“At” to „@” , a „dot” to “kropka”. Adres contact@tutlo.pl przeczytasz jako: “kontakt at tutlo dot pl”.
Odśwież swoją znajomość alfabetu angielskiego i już możesz podyktować swój adres email czy zapisywać adresy innych osób. Nie ma potrzeby literowania każdego słowa, ale musisz być przygotowany na to, że ktoś może poprosić Cię o przeliterowanie czegoś, czego nie zrozumie. Zwłaszcza jeśli nazywasz się Grzegorz Brzęczyszczykiewicz. Przejdźmy razem przez ten temat jeszcze raz: powtórz alfabet, ponieważ twój zagraniczny kolega z pracy prawdopodobnie nie będzie wiedział, jak poprawnie napisać twoje nazwisko i mail nie dojdzie.
Przydatne zwroty angielskie, których można używać w mailach służbowych
Jak zacząć e-mail, gdy piszesz wiadomość biznesową?
To zależy czy jest ona formalna, np. gdy adresatem jest dyrektor firmy, z którą chcesz współpracować, czy nieformalna np. skierowana do osoby, która pracuje w tej samej firmie co ty. Czy piszesz do konkretnej osoby, której nazwisko znasz, czy na adres kontaktowy, gdzie nie znasz osoby, która przeczyta wiadomość i nawet nie wiesz, czy to on czy ona. Przykładowo gdy wysyłamy CV na ogólny adres typu kariera@tutlo.pl, nie możemy napisać “Szanowny Panie”, bo jeśli w HR pracuje kobieta, to na starcie zrobimy złe wrażenie. W celu uniknięcia faux-pas zapoznaj się z tymi zwrotami:
Dear Sir/Madam,
Dear Mrs. Johnes,
Hi Jake
To whom it may concern
Które z nich zaczynają mail formalny, a które są bardziej potoczne? Na pewno sam czy sama zgadniesz. A czy znasz ten ostatni zwrot? “To whom it may concern” to zwrot, którego używamy, gdy nie wiemy, kto będzie czytał maila np. gdy piszemy na kontakt at tutlo dot pl. W tej sytuacji możemy też użyć Dear Sir/Madam.
A jak pożegnać się gdy już opiszemy naszą sprawę?
Kind regards
Regards
Sincerely
Teraz skupmy się na tym, czego unikać w korespondencji służbowej. Gotowi?
Top 10 porad jak uniknąć błędów
- Dopnij wszystko na ostatni guzik! Upewnij się, że mail nie zawiera błędów ortograficznych i literówek
- Upewnij się, że gramatyka też jest bez zarzutu.
- Nie wysyłaj wiadomości bez sprawdzenia, czy wszystko się zgadza.
- Pamiętaj o załącznikach
- Uważaj na wysyłanie poufnych informacji bez zachowania odpowiedniej ostrożności. Czy zdarzyło Ci się kiedyś, że niechcący kliknęłaś „odpowiedz wszystkim”, zamiast odpowiedzieć tylko do konkretnej osoby?
- Plotkowanie i krytykowanie współpracowników czy klientów nie świadczy dobrze o twojej kulturze, lepiej nie robić tego w wiadomości mailowej.
- Używanie slangu lub zbyt formalnego języka, ze względu na braki w słownictwie nie jest dobrym pomysłem. Lepiej sprawdź, jaka jest poprawna forma!
- Nie zakładaj, że wszyscy natychmiast czytają wiadomości np. gdy proponujesz spotkanie za 10 minut.
- Zawsze podawaj alternatywny kontaktu w autoresponderze na czas urlopu i powiadamiaj o swoim urlopie.
- Nie odpowiadanie na maile gdy wiemy, że ktoś czeka na naszą decyzję, nie świadczy dobrze o twoim profesjonalizmie. Sprawdź pod koniec dnia, czy w skrzynce nie czeka nic ważnego.
Teraz, kiedy wiesz już wszystko, mamy dla Ciebie przykład wiadomości formalnej i nieformalnej.
Wiadomość formalna
Dear Mr. Jones,
I hope this email finds you well.
I would like to apologize for not attending your briefing, but a very important meeting at my department came up. I hope you don’t mind.
Kind regards,
Wiadomość nieformalna
Kate,
Thanks for inviting me to the integration event of our team. I’m sorry, but I won’t be able to come, because it’s my son’s birthday too on that day. Hope you’re not mad. 🙂
Piotr
Masz ochotę przetestować nasz kurs Business English? Zapisz się na bezpłatną lekcję próbną!
—————————————————————————————————————
Jeśli dużo bardziej lubisz oglądać niż czytać, mamy dla ciebie filmik, na którym Sylwia Stachowicz z Tutlo opowiada jak pisać poprawne i dopracowane maile. Jest to część naszego kursu Business English.
Masz ochotę przetestować ten kurs? Zapisz się na bezpłatną lekcję próbną!